جدول المحتوى
كيف أكتب نموذج خطاب شكوى قوي ؟
الشكوي
الشكوي هي رسالة الغرض منها رفع شكوي او الابلاغ عن ضرر ما او استياء ما لجهة أعلي، والشكوي لها خصائص وعناصر وطرق كثيرة لصياغتها بشكل صحيح، حتب تلقي ترحاب وقبول من الجهات المرسلة لها الشكوي وفي هذا االمقال سوف نشرح كيفية كتابة نموذج خطاب شكوى قوي بشكل صحيح.
كيفية كتابة نموذج خطاب شكوى
تحديد المشكلة
لا مفر من تحديد المشكلة الخاصة بموضوع الشكوى، حيث يجب كتابة نموذج خطاب شكوى قوي بشكل شامل وكامل ومتكامل ودقيق متضمنًا كل التفاصيل لكي يتيسر على الشخص المُرسل إليه التعاطي مع المشكلة.
ويجب أيضًا أن توضح النتيجة المراد الوصول إليها أو مدى تحققها بعد الإطلاع على الشكوى والنظر فيها.
وهذا بالإضافة إلى تحديد توقيتات وأزمنة اندلاع المشكلة وحدوثها مع اختيار الإجراءات والآليات والطرق التي ينبغي اتخاذها من أجل حل وإنهاء المشكلة.
بعدها يُجرى رصد مدة أو فترة زمنية محددة ومعينة لاستقبال رد الشكوى التي رفعتها مقدمًا بالمرفقات والآليات اللازمة التي أُتخذت لحلها.
صياغة عناصر الشكوى
ويالطبع فإن للشكوى عدة عناصر يجب أن تتألف منها، حفاظًا على شكلها ودقتها والعمل على توصيل المراد منها، حيث أن كل شكوى تهدف إلى عرض مشكلة ما ومن ثم التوصل إلى حل جيد لها:
العنوان: وهو الموقع الخاص بصاحب أو مرسل الشكوى، حيث ينبغي أن يتم تحديد الآتي في العنوان:
الدولة .. المدينة .. رمز البريد وإضافة البريد الإلكتروني في بعض الأحيان إذا كنت ترغب في استقبال الرد عليه أو كنت ترغب في إرسال الشكوى من خلاله بدلًا من التوجه إلى مكاتب البريد.
تاريخ الشكوى: أي التاريخ الذي أُرسلت فيه ويفضل أن يتضمن متن وموضوع الشكوى التاريخ الذي وقعت فيها الواقعة التي تشتكي وتكتب الشكوى بخصوصها، فذلك يساعد كثيرًا على حل المشكلات.
اسم الجهة\ الشخص\ الشركة\ المؤسسة التي تقدم الشكوى ضدها.
ولا بد أيضًا من تحديد قسم شكاوى المستهلكين وعنوان الدولة الرمز البريدي والمدينة التابع لها هذا الموقع.
قد يهمك:-
خصائص رسالة الشكوى الفعّالة
وبطبيعة الحال فإن للشكاوى عدة خصائص ومواصفات ومميزات تستطيع من خلالها تحقيق الأهداف المرجوة من إرسالها في نموذج خطاب شكوى قوي:
الوضوح: ينبغي أن تكون الرسالة واضحة، ولا مفر من وجود كل من عنصري الاختصار والوضوح في نص الرسالة، فالوضوح لا يعني الإطناب والتطويل في متن الشكوى، ومن ثم فإن الرسالة يجب أن تضمن نص المشكلة ووصف الخدمة أو السلعة، إضافة إلى اسم البائع ومقر العمل وكل التفاصيل المتعلقة بالشكوى.
ينبغي أن يتم تضمين الرسالة بنسخ ذات الصلة من الوثائق الإيصالات والضمانات وأوامر العمل.
ويمكن أيضًا إرسال نسخ من الملاحظات ورسائل البريد الإلكتروني من المحادثات التي جرى إجراؤها مع البائع بشأن المشكلة موضوع الشكوى، حيث يُنصح بالإحتفاظ بأي نسخة أصلية.
يجب أن يقوم كاتب الشكوى بتحديد الهدف من إرسال شكواه بشكل مفصل ودقيق في نموذج خطاب شكوى.
تجنب كتابة الرسالة التي تتضمن على محتوى فيه نوع من التهديد أو الغضب، فعلى الأغلب قد يكون الشخص الذي يقرأ رسالتك ليس هو السبب في المشكلة لكنه قد يستطيع تقديم بعض المساعدة في حلها.
صِغ المشكلة بطريقة فيها الكثير من اللباقة والأدب، واحرص على أن يكون عنصر التفاؤل موجودًا حتى يستطيع الطرف الآخر أن يساعدك بصدر رحب دون ضيق أو ملل.
